ナレッジマネジメント
ナレッジマネジメントの可能化条件

4. 仕事の中で(Process)

「わが社でもナレッジマネジメントを始めたが、仕事が忙しくてデータを入れる暇がない。 データが集まればナレッジマネジメントも役に立つと思うが、一体、皆の仕事のことをどう思っているのかね。」 ということを聞きます。
これはナレッジマネジメントをまったく勘違いしているか、まったく違うことをやっていることになります。
いずれにしても企業の業績向上に役立っていないのですから、一刻も早くやめることを勧めます。

ナレッジマネジメントとは日常の仕事の中で、自然に知識が共有、活用、創造されるように、 必須のプロセスとして入ってなければなりません。
そのためには、今の仕事のプロセスを見直し、何が重要な知識でどのようにすれば仕事の仕組みの中で自然に知識が蓄積、 利用されるかを考えることになります。

プロセスの改善を図ることから云えばBPRと同じです。 プロセスの改善で重要なところは仕事を実際にしている人達の知識と役割について考えることです。

営業の例でいいますと、「わが社でもナレッジマネジメントを導入することになったので、 毎日、営業日報をいれてください。営業日報が入ってない日は仕事をしていないと見なします。」 と言われたとします。

営業日報を書くことが営業員の仕事でしょうか。 もちろん営業日報をしっかりと書いている企業もあります。 その企業は営業員が日報を書くことにメリットがあり、仕組みとして成り立っているからです。

昨日まで、日報が要らなかった企業が今日から必要だといっても、現場は納得しません。
プロセスが増えただけで効果が説明されてないからです。
単純に考えても今まで要らなかった営業日報がなぜ急に必要になったのか、机上の空論ではないかと考えられます。

その企業では、営業員は顧客との接点としての契約、商品知識、トラブル等のことを日報に変わる方法で、 報告・連絡する手順をもっていたはずです。
その連絡手段は営業本来の仕事であると認識しているから、行われていることになります。
したがって既存の仕組みの良い点を生かしながら、営業員が今までより仕事が楽になる方法を取り入れ、 同時に必要な知識を共有・活用できる仕組みになっているかがポイントになります。

ナレッジマネジメントは、日常業務の中にシッカリと組み込まれていることが前提です。